Det er en situasjon mange av oss kjenner igjen: Møtet skal starte, prosjektet skal leveres, eller vakten skal overtas, men stolen ved siden av er tom. Igjen. En kollega som konsekvent kommer for sent kan skape betydelig frustrasjon og påvirke både arbeidsmoralen og effektiviteten på jobben. Det er lett å kjenne på irritasjon, men hvordan håndterer vi dette på en konstruktiv måte som ivaretar både oss selv, teamet og arbeidsmiljøet? La oss dykke ned i denne utfordringen sammen.
Fra frustrasjon til løsning: Forstå problemet og ta grep
Følelsen av urettferdighet er ofte den første som melder seg. Mens vi selv strekker oss for å møte presis, ser vi at en kollega tilsynelatende slipper unna med gjentatte forsinkelser. Dette kan tære på motivasjonen og skape en følelse av at reglene ikke gjelder likt for alle. I norsk arbeidsliv verdsettes ofte balansen mellom fleksibilitet og struktur. Mange arbeidsplasser opererer med fleksitid og kjernetid (typisk kl. 9-15), hvor det forventes at alle er til stede. Selv om norsk arbeidslivskultur gir rom for fleksibilitet, forutsetter systemet at alle tar ansvar for å overholde avtalte rammer. Gjentatte forsinkelser, spesielt innenfor kjernetiden, kan derfor oppleves som et brudd på denne tilliten og mangel på respekt for kollegenes tid.
Utover den personlige frustrasjonen, har stadige forsinkelser også praktiske konsekvenser. Møter blir utsatt, arbeidsoppgaver blir hengende, og andre kolleger må kanskje dekke opp eller vente. Over tid kan dette påvirke teamets samlede produktivitet og i verste fall bedriftens resultater. Et eksempel fra en diskusjon på Fragbite illustrerer dette dilemmaet godt, der en bruker beskriver frustrasjonen over en kollega som ikke bare kom sent, men også gikk tidlig og skrev full tid: «Jag vill inte va nån tjallare men samtidigt gillar jag inte detta». Dette viser den vanlige konflikten mellom ønsket om å være en god kollega og behovet for rettferdighet og orden.
Steg 1 Den direkte, men varsomme samtalen
Så, hva gjør vi når frustrasjonen bygger seg opp? Å la det skure og gå er sjelden en god løsning i lengden. I mange tilfeller kan en ærlig og rolig prat med kollegaen være det første og beste steget. Nina Strand Blomqvist, intervjuet i artikkelen «Kollegan är försenad – igen!» i Hotellrevyn, anbefaler nettopp dette. Velg et passende tidspunkt der dere kan snakke uforstyrret. Fokuser på din opplevelse og konsekvensene av forsinkelsene, fremfor å anklage. Du kan for eksempel si: «Jeg blir litt stresset når vi ikke kommer i gang med morgenmøtet til avtalt tid, fordi det forskyver resten av dagen min.» Eller kanskje uttrykke genuin bekymring: «Jeg har lagt merke til at du har kommet litt sent i det siste, er alt ok med deg?» Målet er å åpne for dialog og forståelse. Det er viktig å huske at det kan ligge uante årsaker bak – kanskje uforutsette omsorgsoppgaver for et sykt barn, egne helseutfordringer som gjør morgenen vanskelig, eller problemer med kollektivtransporten. En slik samtale gir kollegaen en sjanse til å forklare seg og eventuelt justere adferden uten at ledelsen involveres umiddelbart. Vær imidlertid klar over at hvis problemet virker å handle om bevisst tidsjuks, slik eksempelet fra Fragbite antyder, er det mindre sannsynlig at en uformell prat alene vil løse problemet.
Steg 2 Når samtalen ikke fører frem – Veien til lederen
Hvis den direkte samtalen ikke gir resultater, eller hvis du av ulike grunner ikke føler deg komfortabel med å ta den, er neste naturlige steg å involvere nærmeste leder. Dette er ikke å «sladre», men å ta ansvar for et velfungerende arbeidsmiljø. Lederen har det overordnede ansvaret for at arbeidstidsreglementet følges og for å håndtere situasjoner som påvirker teamet negativt. Forbered deg gjerne litt før du går til lederen. Ha konkrete eksempler klare, men unngå å fremstå som pirkete. Fokuser på hvordan forsinkelsene påvirker arbeidet og teamet. Du kan for eksempel si: «Jeg ønsker å ta opp noe angående punktlighet i teamet. Jeg har observert at [kollegas navn/rolle] har kommet omtrent [antall] minutter for sent til morgenmøtet flere ganger den siste [periode, f.eks. uken/måneden]. Dette fører til at vi ofte må starte møtet senere, noe som igjen påvirker [konkret konsekvens, f.eks. planleggingen av dagens oppgaver].» Legg frem saken som en bekymring for arbeidsflyt og samarbeid, ikke som personlig irritasjon.
Steg 3 Lederens rolle og ansvar
Når lederen er informert, er det deres ansvar å ta tak i saken. En god leder vil normalt ta en samtale med den aktuelle medarbeideren for å forstå situasjonen bedre. Som Nina Strand Blomqvist påpeker i Hotellrevyn-artikkelen, er det viktig at lederen undersøker årsaken til forsinkelsene. Er det snakk om personlige utfordringer arbeidsgiver kan bistå med? Er det behov for tilrettelegging, for eksempel justering av arbeidstid innenfor rammene av norsk arbeidslivspraksis og bedriftens retningslinjer? Eller handler det om manglende holdninger eller forståelse for viktigheten av punktlighet? Lederens oppgave er å finne løsninger som balanserer hensynet til den enkelte medarbeider med behovene til teamet og virksomheten. I noen tilfeller kan det være nødvendig med tydeligere forventningsavklaringer eller formelle advarsler hvis adferden ikke endres, spesielt hvis det dreier seg om gjentatt uaktsomhet eller brudd på reglene.
Kunsten å balansere kollegialitet og nødvendige grenser
Det kan føles ubehagelig å ta opp problemer knyttet til en kollegas adferd. Vi ønsker jo gjerne å være gode kolleger, støttende og inkluderende. Frykten for å bli oppfattet som vanskelig, pirkete eller en «sladrehank» sitter dypt hos mange, slik vi så i eksempelet fra Fragbite. Men er det egentlig god kollegialitet å la frustrasjon og urettferdighet ulme under overflaten? Å tørre å sette grenser og ta opp det som ikke fungerer, er også en form for omsorg – omsorg for arbeidsmiljøet, for teamets felles mål, og i noen tilfeller også for kollegaen selv, som kanskje ikke er klar over konsekvensene av sin adferd.
Å bygge en sunn arbeidskultur handler om mer enn bare å unngå konflikter. Det handler om å skape et miljø der vi kan gi hverandre konstruktive tilbakemeldinger, der forventninger er tydelige, og der vi tar felles ansvar for at spillereglene følges. Dette inkluderer punktlighet. Samtidig må vi ha rom for å vise forståelse og fleksibilitet når livet utfordrer oss. Balansen ligger i å skille mellom gjentatt uaktsomhet og reelle utfordringer, og å håndtere begge deler med respekt og tydelighet. Kanskje handler det om at vi som kolleger blir flinkere til å snakke åpent om forventninger og hvordan vi best samarbeider – inkludert hvordan vi forholder oss til tid.
Bak fasaden Kan senkomming signalisere noe mer
Selv om frustrasjonen over en kollega som stadig kommer for sent er reell og håndterbar, kan det noen ganger være verdt å løfte blikket. Kan den gjentatte forsinkelsen være et symptom på noe dypere? Kanskje manglende motivasjon, mistrivsel i rollen, personlige problemer som tynger, eller til og med utfordringer i selve organisasjonskulturen? Uten å unnskylde adferden, kan et slikt perspektiv hjelpe oss å møte situasjonen med litt mer nysgjerrighet og kanskje bidra til løsninger som går utover selve klokkeslettet. Å skape arbeidsplasser der vi ikke bare reagerer på symptomer, men også bryr oss om årsakene bak, er kanskje den ultimate nøkkelen til et genuint godt og produktivt arbeidsmiljø for oss alle.
Leave a Reply